La comunicación tanto dentro como fuera de una empresa es algo esencial y muy importante, que siempre hay que tener presente a la hora de tomar decisiones sobre las acciones que va a realizar la misma. Principalmente, las empresas más fuertes dentro del mercado cuentan con un departamento de comunicación para intentar llegar de la mejor manera posible tanto a los trabajadores de la propia entidad como a los clientes fidelizados y potenciales.
La comunicación puede ser interna o externa. En este post voy a centrarme únicamente en la interna y sus principales tipos. Este tipo de comunicación es la que va dirigida al cliente interno, es decir a los trabajadores y directivos de la empresa. Se puede dividir en tres tipos: ascendente, descendente y horizontal. La ascendente es la que va dirigida de trabajadores a los altos cargos de la empresa. La descendente es la que se dirige de los altos cargos a los trabajadores que componen la organización. Finalmente, la comunicación horizontal es la que se realiza entre personas que componen un mismo nivel, es decir, de directivos a directivos o de trabajadores a trabajadores.
La cooperativa Viña Costeira es una bodega que se encarga de la elaboración de vinos de denominación Ribeiro -principalmente- y Valdeorras. Nació en el año 1968 y, desde entonces, no ha parado de crecer hasta convertirse en un referente del vino a nivel autonómico, nacional e internacional. Sus valores se centran en unir tradición con innovación. La empresa cuenta con 50 trabajadores fijos y, en las épocas de vendimias o en las que hace falta una mayor mano de obra, se hace un aumento de plantilla considerable. Cabe destacar que cuentan con dos bodegas, situadas en la provincia de Ourense: una en Valdeorras y otra en Ribadavia.
He podido contactar y hablar con Oscar Martínez, director de marketing dentro de la empresa. Él me ha podido explicar cómo funciona la comunicación interna en la compañía. En primer lugar, aseguró que la comunicación externa es muy importante, pero que la interna es fundamental porque las áreas de la empresa están muy separadas, ya que muchos trabajadores están en las viñas, otros en la bodega, otros en el área comercial y otros en el área de la administración. Oscar asegura: "A la hora de hacer llegar la información de las cosas que hacemos, de los proyectos en los que estamos o incluso de las nuevas referencias que vamos a desarrollar en los nuevos mercados a los que estamos llegando, es fundamental que haya una coordinación de esa comunicación de forma interna".
En lo referente a la comunicación descendente, asegura Oscar: "En general, suele salir de la Dirección General hacia cada uno de los departamentos y es éste último el que comunica a los integrantes de ese departamento la información que viene de la Dirección General". Desde hace tiempo, existe un grupo de WhatsApp interno de la empresa donde se han añadido a los responsables de cada departamento, trabajadores y directores. Recurren a este canal de comunicación porque es muy sencillo e inmediato, además de que permite tener a toda la plantilla en una misma plataforma con la que están familiarizados. A través del mismo, se comunican todo tipo de información que pueda ser útil para los trabajadores. Durante la pandemia, este grupo sirvió para comunicar a los trabajadores las nuevas normas de seguridad e higiene o los trámites burocráticos. También sirve para información más cotidiana como participación en ferias, lanzamientos de productos, nuevos eventos...
En cuanto a la comunicación ascendente, la cooperativa cuanta con buzones de sugerencias en los que los trabajadores pueden hacer llegar sus opiniones o preguntas a los directivos y, además, a través del grupo de WhatsApp pueden comunicarse con ellos para comentar cualquier tipo de problema o cuestión de manera rápida, eficaz e instantánea. Se podría decir que este tipo de comunicación en la empresa la gestionan dos personas: el Departamento de Marketing (cuestiones de mercados, lanzamientos...) y Recursos Humanos (cuestiones contractuales o burocráticas).
Finalmente, Oscar ha explicado que la comunicación horizontal se suele llevar cabo, en mayor medida, mediante reuniones. El Comité de Dirección, formado por los responsable de cada uno de los departamentos de la empresa, convoca reuniones de forma mensual. En éstas, ponen en común los distintos avances en cada uno de los departamentos para cohesionar todo. Lo que se pretende con esto es que todos los departamentos tengan conocimiento de lo que hacen el resto de áreas de la empresa.
Cabe destacar que, al ser una cooperativa, una vez al año se celebra una asamblea general de socios para dar a conocer todo lo que se ha hecho y todo lo que se va a hacer. "Se le expone a la propiedad -los socios- los proyectos en los que la bodega ha estado inmersa y los que quiere plantear para el próximo ejercicio". Además, cuenta con otros órganos internos, como la Junta Rectora o las Comisiones de Seguimiento. Martínez explica qué son: "No son órganos que estén relacionados con el día a día de la empresa, sino que órganos formados por los propios socios de gestión de la propiedad". Se reúnen de forma puntual para valorar inversiones y temas que son más transcendentes.
Se puede observar que la comunicación no tiene una estructura jerárquica rígida, ya que cualquier trabajador no solo puede tener una comunicación con su responsable inmediato, sino que puede hablar con cualquier alto cargo. Se podría definir como una empresa plana en términos de comunicación.
